Особенности организации конференций

0
2
Конференция

В каждого предприятия, не зависимо от того крупное оно, или немного меньше, возникает период организации и проведения конференции. Казалось бы, ничего сложного. Но это лишь на первый взгляд. Чтобы все прошло успешно и на высшем уровне, необходимо приложить немало усилий. Чем крупнее организация, тем больше хлопот.

Организационные моменты

Организация конференций начинается с рассылки пригласительных, приемом заявок на бронирование номеров, формирование списков участников. Подготовительные работы, пожалуй, основа всех основ. Для его организации нужны квалифицированные специалисты.

Место проведения

Первое, на что нужно обратить внимание — это тематика конференции. Исходя из этого, стоит выбирать место проведения. Если цель конференции предусматривает собой разовую деловую встречу, то лучше всего организовать ее в заведении ресторанного типа. Альтернативным вариантом долгосрочной конференции послужит загородный коттедж или пансионат курортного типа. Где собравшиеся смогут обсудить важные вопросы, а на досуге отдохнуть и развлечься.

Техническая сторона

При организации необходимо уделить внимание технической стороне мероприятия. Аренда помещения, установка звуковой и видео техники, микрофонов, экранов, пультов голосования, наушников, проекторов и других инструментов. Разработка, печать и реализация рекламных листовок. Размещение их на стендах и баннерах. Стоит отдать должное и рекламной продукции с логотипом компании. Об этом надо позаботиться заранее.

Встреча гостей

Организация встречи гостей – один из ответственных этапов процесса. Она необходима для регистрации участников, их консультации по программе конференции. К тому же, приезжим помогут с багажом и проведут в номер.

Транспорт

Преимуществом для компании и просто тоном хорошего поведения, будет транспортное сопровождение. Встреча гостей с вокзала или аэропорта, трансферт по городу. Особенно актуально для иностранных гостей или людей, которые впервые в городе (стране).

Кухня

Меню может быть достаточно разнообразным, как в количестве блюд, так и направлении кухни. Важно, чтоб в процессе конференции все присутствующие имели возможность пойти на кофе-брейки и что-то перекусить.

Досуг и развлечения

В свободное от работы время можно организовать экскурсии по достопримечательностям города. В сопровождении гида, который сможет поделиться тайнами городских мест. Кроме того, приветствуется организация автобусных экскурсий за пределы города.

Все пройдет на высшем уровне, достаточно просто доверить организацию своего мероприятия рукам специалистов.

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ